Persediaan (AKUNTANSI)

1. Persediaan adalah barang yang dimiliki untuk dijual kembali atau digunakan untuk memproduksi barang-barang yang akan dijual. Dari pengertian tersebut dapat disimpulkan bahwa persediaan merupakan aktiva berikut :

a) Yang tersedia untuk dijual dalam kegiatan normal, seperti :

vPersediaan barang dagangan ( untuk perusahaan dagang )

v Persediaan barang jadi ( untuk perusahaan industri )

b)   Yang ada dalam proses produksi atau dalam perjalanan, disebut barang dalam proses

c)    Yang masih berbentuk bahan baku/pembantu, yang akan dimasukkan ke proses produksi untuk dijadikan barang jadi

d)   Barang konsinyasi (barang titipan ) dilaporkan sebagai bagian dari persediaan barang dagangan ke pemiliknya (yang menitipkan) sampai barang tersebut laku dijual.

2. Fungsi Kartu Persediaan

Kartu persediaan berfungsi untuk mencatat mutasi barang dagangan yang terjadi di perusahaan, baik dikarenakan pembelian maupun penjualan dalam suatu periode tertentu. Pencatatan dengan Kartu Persediaan dilakukan dengan system perpectual, dimana setiap perubahan barang dagangan dicatat dalam pembukuan yang disebut kartu persediaan. Sehingga saldo persediaan barang setiap waktu dapat diketahui melalui kartu persediaan.

3.    Jenis Persediaan

Persediaan yang terdapat dalam perusahaan, sangat bervariasi tergantung jenis usaha yang dilakukan. Apabila perusahaan bergerak dalam bidang perdagangan, industri, maupun jasa. Pada perusahaan yang bergerak dalam bidang perdagangan, persediaan yang dimiliki meliputi:

v Persediaan Barang dagangan

v Persediaan Perlengkapan

Sedangkan untuk perusahaan industri jenis persediaan lebih bervariasi, dimana jenis persediaan yang dimiliki meliputi:

v  Persediaan Bahan Baku

v  Persediaan barang dalam Proses

v  Persediaan Barang Jadi

v  Persediaan perlengkapan

v  Persediaan Bahan Penolong

4. Fungsi Persediaan adalah sebagai pengawasan dalam mencegah terjadinya kerugiaan akibat kekurangan persediaan

5. Sistem Pencatatan adalah :

a)      Sistem periodik/berkala (periodical system /physical system)

Dalam sistim ini penentuan nilai persediaan dilakukan pada akhir periode dengan melakukan perhitungan secara fisik dengan menghitung, mengukur/menimbang.

b)      Sistem perpetual/permanent/terus-menerus (perpetual system)

Dalam sistem ini pengelolaan persediaan dilakukan secara terus menerus/continue, setiap transaksi yang mempengaruhi persediaan.

6. Nama dan Jenis Peralatan yang harus disediakan dalam pencatatan adalah :

a) Perlengkapan kantor dan kalkulator

b) HVS folio bergaris

7.  Data transaksi yang harus disediakan dalam pencatatan persediaan adalah sebagai berikut :

a)      Surat permintaan pembelian

b)      Surat order pembelian

c)      Laporan penerimaan barang

d)     Faktur pembelian

e)      Surat order pengiriman barang

f)       Faktur penjualan

g)      Memo kredit

8. Prosedur Penanganan Persediaan

Berdasarkan dokumen faktur pembelian dan faktur penjualan serta nota retur yang diterima dari bagian pembelian dan penjualan. Bagian pembukuan dalam hal ini pemegang Kartu Persediaan melakukan pencatatan kartu persediaan mengenai penerimaan dan pengeluaran barang dagang dengan pencatatan secara perpectual.

Untuk pengendalian terhadap persediaan barang dagangan, perusahaan pada umumnya melakukan perhitungan fisik persediaan secara periodek. Tujuan dari perhitungan fisik barang dagangan adalah untuk mencocokkan jumlah fisik persediaan dengan catatan perpectual dalam kartu persediaan. Hasil perhitungan persediaan akan menjadi dasar untuk mengkoreksi catatan dalam buku persediaan. Apabila terjadi selisih dan untuk memisahkan unsure biaya dan aktiva yang terkandung bercampur dalam nilai persediaan. Perbedaan yang timbul antara  hasil perhitungan fisik persediaan dan catatan persediaan antara lain disebabkan kerusakan, aus, atau susut barang, kehilangan serta kesalahan dalam pencatatan.

Frekuensi perhitungan persediaan sangat tergantung pada jenis bisnis yang dilakukan perusahaan, tingkat internal check yang terjalin dalam perusahaan, serta kebijakan manajemen mengenai frekuensi laporan yang perlu dibuat. Perhitungan persediaan bias dilakukan tahunan, semesteran, triwulan,  bulanan, dua mingguan atau bahkan seminggu sekali. Perhitungan dengan frekuensi tinggi dapat dilakukan untuk sebagian departemen. Sedangkan perhitungan keseluruhan dapat dilakukan dengan frekuensi yang lebih rendah. Bahkan perhitungan fisik dapat dilakukan tiap hari, apabila nilai barang yang dimiliki tinggi dan jumlahnya terbatas.